Мастер задач и проектов

Мастер задач и проектов

Специально для наших клиентов мы создали это приложение, которое позволит Вам создавать шаблоны проектов, состоящих из кучи уже связанных задач и следить за своевременным выполнением ваших проектов. 

Штатный функционал конструктора бизнес-процессов Битрикс24 не позволяет использовать все возможности, которые заложены в системе и системы своё представление о просроченности задач. Наше решение умеет определять будущую просрочку, которая наступит только через большой промежуток времени. 

ПРИЛОЖЕНИЕ БЕСПЛАТНО! Всем компаниям, которые покупают через нашу компанию коробочные версии Битрикс24, мы дарим все наши приложения бесплатно на 1 год. 
Для кого данное приложение:
  • Для компаний, которые ведут проектные работы.
  • Для компаний которые строят планы производства и выпуска различной продукции. 
  • Для тех, кто хочет расширить возможности стандартных активити в Битрикс24.

Логика работы
Приложение создаёт в  Вашем дизайнере бизнес-процессов новые действия (активити).  Далее Вы переходите в конструктор и настраиваете выбранное Активити в зависимости от Вашего сценария.
С помощью нашего приложения Вы сможете создавать шаблоны задач, стыковать несколько шаблонов, которые состоят из десятков или сотен задач между собой. 

В составе приложения идут 3 активити, которые выполняют разные роли.
1. Задача (Гант) - это активити позволяет создавать задачи, используя все функциональные возможности, которые заложены в систему Битрикс24, но не были выведены в интерфейс бизнес-процесса. 
2. Обновление задачи (Гант) - это активити позволяет менять поля задачи, используя все функциональные возможности, которые заложены в систему Битрикс24, но не были выведены в интерфейс бизнес-процесса.
3. Умное слежение за задачей - это активити позволяет следить за задачами и менять автоматически срок
и в цепочке задач в раках проекта или сущности (Лида, Компании, Контакта, Сделки). 
Настройки Активити

Базовое активити создания и изменения Задачи не учитывает множество полей, которые добавляются с развитием системы. Мы добавили вывод всех возможных полей, которые доступны пользователю.

Название задачи - данное поле позволяет идентифицировать задачу в дизайнере бизнес-процессов. Рекомендуем использовать модель именования задач по типу - Задача №1, Задача №2  и т.д. Так Вы сможете избежать многих проблем при проектировании и использовании в дальнейшем. 

Постановщик - сотрудник, который будет принимать задачу в случае, если она требует этого. Важный момент заключается в том, что постановщик будет получать уведомления по каждому изменению задачи, поэтому подучайте внимательно кого нужно устанавливать в это поле.

Ответственный  - сотрудник, который должен выполнить задачу и отчитаться о проделанной работе.

Соисполнители  - сотрудники, которые тоже участвуют в рабочем процессе, но важно понимать, что они не будут участвовать в последующих отчетах. Это сотрудники, которые будут получать уведомления об изменениях. 

Наблюдатели - сотрудники, которые тоже участвуют в рабочем процессе просто наблюдая за изменениями в задаче.  Это сотрудники, которые будут получать уведомления об изменениях. 

Начало - дата начала задачи.

Окончание - дата окончания задачи. Изменение данной даты ведёт к сдвижению сроков зависимых задач на диаграмме Ганта.

Крайний срок - дата крайнего срока по задаче. По данной дате система считает её просрочку. Если данное поле не будет указано, то задача не будет никогда просрочена и не попадёт в негативную статистику по работе менеджера.

Описание Задачи - в данное поле заносится что необходимо сделать в рамках данной задачи. Пиши всегда подробное описание, которое позволит Вашим коллегам понять что от них хотят.

Важность - данное поле позволяет установить приоритетность задачи. Задачи, которые отмечены как Важные отмечаются на экране специальным маркером (огонёк).

Задача в проекте (группе) -  в этом поле можно сделать привязку задачи к конкретной группе (проекту). Это нужно, чтобы удобнее было разделять задачи по конкретным проектам в отчетах.

Разрешить ответственному менять крайний срок - эта опция позволяет давать разрешение ответственному за задачу передвигать сроки её выполнения.

Включить учет времени по задаче - данная опция позволит включить в задаче функцию замера времени. После нажатия кнопки "Начать учет моего времени", включится счетчик по задаче.

Принять работу после завершения задачи - включение данной опции потребует от постановщика задачи (после нажатия ответственным кнопки "Завершить") принять задачу ознакомившись с ней. Такие задачи отображаются в разделе "Поручил" с пометкой "Ожидает контроля".

Включить задачу в отчет по эффективности - добавляет задачу с данной отметкой в отчет по эффективности менеджера. Следует тщательно подходить к установке данной опции, т.к. занеся все задачи в отчет, вы не получите грамотной статистики.

Является подзадачей - данная опция позволяет указать ID главной задачи, для которой текущая (создаваемая) задача будет подзадачей (вложенной задачей).

Теги - в данное поле можно занести тэги, по которым Вы можете группировать задачи. Каждый новый тэг создаётся в отдельном поле через нажатие кнопки "Добавить".

Плановые трудозатраты - в этом поле вы можете указать запланированное время на выполнение задачи ответственным. Это необходимо, чтобы замерять план-факт по затратам часов.

Планируемая длительность в часах или днях - эта опция позволит автоматически рассчитывать сроки, отведённые на выполнение задачи. Например, если Вы укажите 1 час, то при установке в поле дата начала задачи 01.01.2017 10:00 дата завершения задачи автоматически заполнится значением  01.01.2017 11:00.

Тип единицы измерения в планируемой длительности - данная опция позволит определить в каких единицах рассчитывать даты выполнения задачи (днях, часах или минутах).

Идентификатор сайта: По умолчанию в это поле записывается идентификатор сайта, на котором создается задача - данное поле привязывает задачу к определённому сайту (департаменту). Эта опция актуальна, когда Вы используете редакцию Битрикс24 версии Энтерпайз, т.к. на нём есть возможность создавать несколько департаментов (сайтов).

Крайний срок должен всегда устанавливаться в рабочее время - данная опция позволит автоматически раздвигать  сроки  выполнения задачи в рамках рабочих дней. Например, если Вы установите крайний срок на воскресенье, то в итоге крайний срок перенесётся на ближайший понедельник.

Чек-лист - в данном поле пишется важный момент, который должен выполнить ответственный за выполнение задачи. Каждый новый тэг создаётся в отдельном поле через нажатие кнопки "Добавить".

Гант: Эта задача - эта опция позволяет указать взаимосвязь на диаграмме Ганта между задачами и двигать сроки задач группами. В составе опции есть несколько вариантов связей:

1. Начнётся вместе - это означает, что связь начало двух задач позволит двигая сроки одной задачи автоматически двигать на точно такое же кол-во часов или дней связанную задачу. Нужно понимать, что на практике они могут начинаться не в одно время, но связь позволит их начало сдвигать на одинаковый промежуток. 

2. Закончится перед - это означает, что связь двух задач происходит из конца текущей задачи и конца указанной задачи. Передвигая конец выбранной вами задачи вы будете автоматически двигать конец текущей задачи. 

3. Начнётся после -  это означает, что связь двух задач происходит из конца предыдущей задачи в начало текущей задачи. 

4.  Закончится вместе -  это означает, что связь окончания двух задач позволит двигая сроки одной задачи автоматически двигать на точно такое же кол-во часов или дней связанную задачу. Нужно понимать, что на практике они могут заканчиваться не в одно время, но связь позволит их окончание сдвигать на одинаковый промежуток. 

Гант ID задачи - эта опция позволяет указать ID задачи, с которой вы осуществляете связь на диаграмме Ганта.

Привязать к текущей сущности CRM - данная опция позволяет привязывать к задаче сущность из которой она запускается бизнес-процессом.

Данное активити позволяет отслеживать все выбранные задачи по текущей сущности или по привязке задач к конкретной группе на предмет просроченности. Если задача становится просроченной, то данное активити сдвигает сроки завершения такой задачи и тем самым сдвигаются все связанные задачи.

Условная просроченность - это момент, когда задача ещё в системе не просрочена (текущая дата меньше крайнего срока), но дата её планируемого завершения больше крайнего срока. 

Выберите сущность - данная опция позволяет выбрать тип сущности, к которой привязанные задачи будут проверяться.  

ID сущностиданная опция позволяет выбрать ID сущности, к которой привязанные задачи будут проверяться.

ID группы (проекта)данная опция позволяет ID группы, к которой привязанные задачи будут проверяться.

Тип единиц для прибавления к дате завершения - необходимо выбрать какую единицу вы будете добавлять к просроченным задачам (минуту, час, день)

Количество прибавляемых единиц к дате завершения - в данной опции определяется количество единиц, которые будут добавляться к просроченным задачам.

Проверять только приоритетные задачи - данная опция позволяет уменьшить выборку задач, привязанных к сделке или к группе, чтобы проверять на условную просроченность.

Название тэга для приоритетных задач  - данная опция позволяет определить как будет называться тэг приоритетной задачи. Например, вы можете написать слово "приоритет" и его же следует прописать во всех задачах, которые необходимо проверять. 

Проставлять тэг для условно-просроченных задач - данная опция позволяет автоматически маркировать условно-просроченные задачи специальным тэгом, чтобы в списке их можно было быстро находить. 

Название тэга для условно-просроченных задач - данная опция позволяет выбрать название тэга для условно-просроченных задач. Например, "Просрочена.

Добавлять кол-во просроченных единиц к тэгу - данная опция позволяет автоматически рассчитывать на какое количество единиц планируемая дата завершения задачи стала больше крайнего срока и добавлять полученное значение к тэгу такой задачи. Например у Вас появилась задача, которая на 1 день стала условно-просроченной. После срабатывания нашего активити, будет найдена такая задача и к ней добавиться тэг "Просрочена на 1 день". 

Важно! На текущий момент, фильтр в задачах работает только по точному названию тэга, поэтому Вам необходимо дословно указывать названия тэга условно-просроченной задачи. Если Вы включаете опцию "Добавлять кол-во просроченных единиц к тэгу" то не сможете пользоваться фильтром, т.к. наверняка не будете знать на какое кол-во дней были просрочены задачи. Проблема решается просто. Откройте любую задачу и перейдите в режим добавления тэга. Если в списке Вы увидите какое-либо значение, например, "Просрочена на 1 дней", то это значит, что в системе есть хотя бы одна задача с таким тэгом. Если пропадает последняя задача с тэгом просрочки, тэг автоматически удаляется из системы и вы не увидите его в списке выбора тэгов любой задачи. 


 duplead     Приложение "Лаборатория бизнес-процессов" 

Тэги:  Лид, дубликаты, битрикс24, битрикс 24, bitrix24

Отзывы

У нас стояла задача настроить автоматическое создание Лидов в битрикс 24 при отправке клиентом на нашем сайте своих данных с e-mail и телефоном, а также при обращении через jivosite.
Отзыв ЭКСПЕРТ ГАРАНТ Размер: 484.5 Кб
Евгений Владимирович 3айков
директор по развитию ЭКСПЕРТ ГАРАНТ